La destrucción de papel confidencial es un requerimiento legal

Una vez que la información que manejan las empresas ha perdido su importancia o vigencia debe ser eliminada por medio de sistemas fiables y seguros, obedeciendo lo establecido en la Ley Orgánica de Protección de Datos. Y dentro de todo el grupo de documentos existentes, la destrucción de papel confidencial merece una mención especial.

Las compañías necesitan tener un sistema protocolar de clasificación de los informes que manipulan; de modo de poder darles un tratamiento adecuado. Este proceso exige hacer una investigación profunda de la data y el análisis cuidadoso de su impacto.

El propósito es garantizar que de ninguna manera se haga pública aquella documentación que podría perjudicar a sus dueños, afectando su privacidad o seguridad. También se protegen los secretos comerciales y de carácter financiero de las corporaciones; así como, los procedimientos judiciales y más.

Criterios de clasificación

Sobre la base de una evaluación detallada del efecto que provocaría al divulgarse, la información se divide en:

• No sensible: no demanda una protección particular y, por tanto, puede ser compartida de forma rutinaria con cualquiera.
• Sensible: datos privados personales, empresariales o institucionales que es necesario resguardar. Aquí se incluyen, por ejemplo, las contraseñas bancarias, de correos electrónicos y otras cuya divulgación expone a sus propietarios.

Asimismo, es común que los gobiernos establezcan su propio protocolo para fijar el nivel de los activos de información sensibles, catalogándolos de acuerdo a los siguientes criterios:

• Ultrasecretos: se encuentran en el tope de la escala. Su circulación causaría un daño de máxima gravedad y difícil recuperación a la seguridad nacional.
• Secretos: material peligroso que impactaría seriamente a la nación si se hicieran públicos.
• Confidenciales: en este caso la magnitud del daño provocado al publicar el material se califica de potencialmente perjudicial.
• Restringidos: su propagación generaría efectos indeseables.
• No clasificados: no es un nivel propiamente dicho; sin embargo, se utiliza cuando los documentos no ameritan ninguno de los términos anteriores o se han desclasificado.

Los soportes, de papel o electrónicos, que contienen material confidencial deben ser eliminados siguiendo la normativa establecida para tal fin. Así, las empresas de destrucción de documentos conocen el procedimiento y tienen los recursos que su ejecución necesita.